オンライン名刺交換とは
リモートワークの促進に伴い、非対面型のオンラインでの会議や商談が増えてきています。
以前のような紙の名刺交換ができなくなり、代わりに広まりつつあるのがオンラインでの名刺交換です。
しかし、まだまだ積極的に使用している人は少ないのが現状です。
オンライン名刺交換とは、オンライン上でお互いの名前や所属など、プロフィールを交換することです。あらかじめ用意しておいたプロフィールや名刺をスキャンしたデータから作成した情報をもとに行います。ツールやアプリを使って行うことで、やりとりをスムーズにしたり、顧客データとして蓄積したりできます。
そこで本記事では、注目が高まっているオンライン名刺について、ZOOMで使用するオンライン名刺の種類、作成方法や交換の方法をまとめてご説明します。
名刺の役割と必要性
名刺には、氏名のほかに、社名や部署、肩書、連絡先といった、持ち主の大切な情報が記載されています。そのため、名刺はビジネスマンにとって「自分の分身」のようなもであり、ビジネスを行っていく上で必要不可欠なものです。
その名刺の役割は、主に以下の7つです。
- 身分証明書（社会的信用となり所属や立ち位置を明らかにしてくれる）
- 挨拶の一部
- 自分を知ってもらうためのコミュニケーションツール
- 相手と打ち解けるためのきっかけ作りのツール
- 人脈を作るためのツール
- 次のアクションを起こしてもらうきっかけをつくるためのツール
- 会社・商品・サービス・人を知ってもらうためのツール
オンライン名刺交換と通常の名刺交換の違い
名刺の役割は、上記のようにリアルもオンラインも同じです。オンラインで名刺交換ができるというメリットは計り知れませんが、相手もオンライン名刺交換の準備をしているとは限らないのが現状です。
まずは、リアルとオンラインの名刺交換のメリットとデメリットを把握していきましょう。
リアルの名刺交換のメリット
- 確実に相互に名刺交換ができる
- 名刺自体の質感を感じ取ることができる
- 相手の雰囲気や全身の様子を感じ取ることができる
リアルの名刺交換のデメリット
- オンラインよりも名刺の管理に時間がかかる
- 名刺の印刷にコストがかかる
- すぐにLINEやWEBサイトに誘導することができない
オンラインの名刺交換のメリット
- データをそのまま取り込めるため、管理や検索がスムーズにできる
- WEBサイトや公式LINEアカウントなど自分の思ったところに誘導しやすい
- 確実に相互名刺交換が可能であれば次のビジネスにつなげやすい
- 無料で使えるツールがあるため、費用をかけずに利用できる
- 紛失するリスクが少ない
オンラインの名刺交換のデメリット
- 名刺データの一元管理が難しい
- バラバラのデータ形式を一つにまとめなければならない
- 相手がオンライン用名刺の準備をしているとは限らない
ZOOMで名刺交換する３つの方法
１ ZOOMのチャット機能を使用して名刺データを送る
一つ目は、ZOOMで商談を始めたタイミングで、チャット機能を使用して名刺データを送るという方法です。
PDFや画像の名刺データを送る
- 名刺をデータ化【PDF、画像形式（JPG）】し任意の場所に保存します。
- 画面下に表示されるメニューの「チャット」というボタンを押します。（番号1）すると画面右側にチャットウインドウが開きます。
- チャットのウインドウ下の部分（番号2）に名刺のデータをドラッグ＆ドロップすると送信することが出来ます。
※チャットアイコンが見つからない場合は、図の白丸の詳細をクリックしてください。
QRコード化した名刺データを送る
- 名刺に記載する情報をQRコード化し画像を作成
- その画像を上記と同じ方法でチャット機能を使用して送る
名刺のURLを送る
- 名刺のURLあるいは自分の自己紹介サイトがある場合は、そのURLを直接チャット機能を使用して送ります。
２ ZOOMのバーチャル背景名刺を使用する
二つ目は、バーチャル背景名刺を使用する方法です。
バーチャル背景名刺を使用するとどのような効果があるのでしょうか？
そのメリットを紹介していきます。
- 商談中も常に画面に名前や役職などの情報が出ているため、印象に残りやすい
- 紙の名刺のように印刷代がかからない
- ロゴやキャッチコピーを表示させることによりブランディングにも効果的
バーチャル背景名刺のデメリット
- 実際のところ名刺交換になっているかどうかわからない
- バーチャル背景名刺を設定している人が少ない
３ 名刺交換・管理ツールを使う
三つ目は、名刺管理ツールに備わっている交換機能を使うという方法です。交換機能を用いた場合、QRコードやリンクの生成などを行ってくれ、それを相手にZOOMのチャット機能を使って送信することで、名刺交換が行えます。何を生成するかは、ツールによって異なります。
複数の交換方法のあるツールを選ぶと、いずれかの方法で交換できなかったときに、別の方法で交換ができる可能性があるのでおすすめです。
ZOOMで名刺交換するうえで注意したい３つのポイント
- バーチャル背景名刺を使用する場合、オンラインに適したデザインにする必要がある
- オンラインでの名刺交換をする際に名刺交換ツールを使う人は少なくありませんが、ツールによってはユーザー同士でないと名刺交換ができない場合もあります。
- バーチャル背景名刺の場合、名刺情報を見せているだけになる可能性がある
オンライン名刺交換のマナー
オンライン名刺交換のマナーは、どのようなことに注意すればよいのでしょうか？
まずは、相手の連絡先を知っている場合には、事前に名刺の情報を伝えておきましょう。その上でバーチャル背景名刺を準備しておくことをお勧めします。
相手の連絡先を知らない場合は、オンライン商談が始まってすぐにオンライン名刺交換を申し出て情報を送信しましょう。
相手がオンライン名刺交換用のデータを準備していない場合も想定して複数のオンライン名刺データを準備しておきましょう。
お客様となる相手がオンライン名刺を用意していなくても相手の負担にならないように名刺交換ができるように準備を行うことが大切です。
また、オンライン商談が終わった後、気持ちよく確実に相手とコンタクトをとることができるようにする事が最も大事なことです。
複数用意した方がよいのおススメのオンライン名刺
- バーチャル背景名刺
- 名刺のPDFデータ
- 画像データ
- URL（名刺データ、自社のWEBサイト）
- QRコード（プロフィールページ、名刺アプリ）
- LINE公式アカウントのURL（おススメ）
バーチャル背景名刺を作成できるサービス
zooome（ズーミー）
zooomeは、たったの3ステップで簡単にZoom用背景名刺を作成することができる無料のサービスです。手軽に作成したい方に向いています。
CANVA
さまざまなデザインができる無料サービスです。（有料版もあります）凝ったデザインも思いのままに作成できますが、直感的な操作が可能ですが、zooomeよりもやや難易度があがります。
まとめ
オンライン名刺は、通常の名刺と役割は同じですが、使い方によってはリアルの名刺交換よりも強力なツールとなります。データを直接やり取りできるためクリック一つで自社サイトやLINE公式アカウントに誘導できます。まだまだ利用している人が少ないのが現状ですが、これからの名刺交換のあり方を大きく変えることのできるツールとなります。初めての方とオンラインで会い、ビジネスに結びつけることができるようにオンライン上での導線を今一度考えてみることをお勧めいたします。